Checkliste Abigala – das dürft ihr auf keinen Fall bei der Planung vergessen

Konzept einzelner Planungsschritte, zeitliche Richtlinien, Adressen, Tipps und vieles mehr!

Bei den Shootings haben wir alle viel Spass. Hier einige Freundinnen.
Bei den Shootings haben wir alle viel Spass. Hier einige Freundinnen.

Wichtig für den Anfang:

Ein Team aus 10 – 15 Personen festlegen. Möglichkeit für Kommunikation schaffen (WhatsApp-Gruppe, E-Mail-Verteiler, etc.)  2 Leiter/Verantwortliche durch Gespräch oder Wahl im Team bestimmen. Datum für die Veranstaltung mit der Schulleitung festlegen.

Zeitplan für Aufgaben erstellen:

Location:

bestenfalls 1 Jahr vor der Veranstaltung, mindestens 1/2 Jahr vor der Veranstaltung.

Location Afterparty:

bestenfalls 1 Jahr vor der Veranstaltung, mindestens 1/2 Jahr vor der Veranstaltung.

Catering:

bestenfalls 1 Jahr vor der Veranstaltung, mindestens 1/2 Jahr vor der Veranstaltung.

Fotograf:

bestenfalls 1 Jahr vor der Veranstaltung, mindestens 1/2 Jahr vor der Veranstaltung.

Druck der Eintrittskarten:

bestenfalls 3 Monate vor der Veranstaltung, mindestens 2 Monate vor der Veranstaltung (damit genügend Zeit für Lieferzeiten und mögliche Verspätungen bleibt).

Dekoration:

bestenfalls 2 Monate vor der Veranstaltung, mindestens 1 Monat vor der Veranstaltung (damit genügend Zeit für Lieferzeiten und mögliche Verspätungen bleibt).

Endlich ist es soweit: Übergabe des Abiturzeugnisses. Reportagebild.
Endlich ist es soweit: Übergabe des Abiturzeugnisses. Reportagebild.

Aufgaben im Team verteilen, die Teamleiter müssen den Überblick behalten und regelmäßig an die Erledigung der Aufgaben erinnern!

Location:

1) Maximalbetrag errechnen und festlegen der bezahlt werden kann
2) Größe des benötigten Saals ermitteln: Wie viele Gäste werden erwartet? (evtl. Liste durch die Stufe gehen lassen und eintragen lassen wie viele Karten jeder Schüler etwa kaufen wird)
3) Größe des benötigten Platzes auf der Bühne ermitteln: wie viele Personen werden maximal gleichzeitig auf der Bühne stehen?
4) Welche Bestuhlung ist erwünscht? Bestuhlung durch Tischreihen/runde Gruppentische/Bestuhlung nur durch Stuhlreihen
5) Rahmenbedingungen Programm: werden Rednerpulte/Instrumente wie ein Flügel oder Konzertklavier/Leinwände (inklusive Beamer) benötigt?
6) Welche technischen Hilfsmittel werden außerdem gebraucht?
7) Parkmöglichkeiten für die Gäste?
8) Wird eine Garderobe benötigt?
9) Platz für das Cateringpersonal zum Aufbauen eines Buffets/Lagerung der Speisen: gibt es eine nutzbare Küche?

Tipp: manchmal übernimmt die Stadt einen Prozentanteil des Grundbuchungspreises einer Location wenn sich die Schule und Location in der selben Stadt befinden; das unbedingt anfragen, oft kann hierbei das Sekretariat der Schule weiterhelfen und Kontakt mit der Stadt aufnehmen!!

Wenn all diese Fragen geklärt sind bei mehreren Locations anrufen und die Antworten auf die Fragen jeweils miteinander vergleichen: so die perfekte Location finden!

 

Ein Familienbild aus der letzten Abiballsaison.
Ein Familienbild aus der letzten Abiballsaison.

 

Location Afterparty:

1) Bei Anmietung einer Location: Maximalbetrag errechnen und festlegen der bezahlt werden kann.
2) Größe der benötigten Location ermitteln: Wie viele Personen werden erwartet? (Afterparty nur für die eigene Stufe/jeder Schüler darf eine/zwei/… Begleitpersonen mitbringen/öffentliche Party).
3) Bei Festlegung einer Personenanzahl: Gästeliste anfertigen, wenn nötig eigene Eintrittskarten drucken lassen (hierbei: bestenfalls 3 Monate vor der Veranstaltung, mindestens 2 Monate vor der Veranstaltung (damit genügend Zeit für Lieferzeiten und mögliche Verspätungen bleibt).
4) Nähe zur Location der Abigala: Wie ist die Location zu erreichen? (Busverbindung/zu Fuß etc.).

Wenn all diese Fragen geklärt sind bei mehreren Locations anrufen und die Antworten auf die Fragen jeweils miteinander vergleichen: so die perfekte Location finden!

Catering:

1) Maximalbetrag errechnen und festlegen der bezahlt werden kann.
2) Selbstbedienungs-Buffet oder Bedienung am Tisch mit Tellergerichten?
3) Sektempfang?
4) Unverbindlichen Menüvorschlag einholen (Vorspeise/Salate, Hauptgericht, Dessert) – hierbei wichtig: gibt es Vegetarier/Veganger/Allergiker unter den Gästen?

Mehrere Caterer vergleichen und so das perfekte Angebot finden!
Bei schon zu Location gehörenden Caterer unbedingt mehrere Menüvorschläge einholen!

Die kleine Schwester Huckepack. Ein Geschisterbild.
Die kleine Schwester Huckepack. Ein Geschisterbild.

Fotograf:

1) Maximalbetrag errechnen und festlegen der bezahlt werden kann
2) Nur Portrait-Bilder vor einer Leinwand oder auch Gruppenbilder/Dokumentations-Bilder/Reportage des gesamten Programms des Abends/Aufnahmen bei der Zeugnisvergabe?
3) Genaue Absprache mit dem Fotografen ab wann er am Abend der Veranstaltung da sein soll/bis wann er bleiben soll

Tipp: Gruppenbilder schon machen bevor die ersten Gäste eintreffen!!

Wenn all diese Fragen geklärt sind bei mehreren Fotografen anrufen und die Antworten auf die Fragen jeweils miteinander vergleichen: so den perfekten Fotografen finden!

Druck der Eintrittskarten:

1) Preis errechnen und festlegen der verlangt werden muss um die Kosten decken zu können.
2) Welche Informationen müssen auf die Eintrittskarten?: Datum, Uhrzeit, Location (falls nötig mit Adresse), Preis der Eintrittskarte, falls eines vorhanden das Logo des Abimottos.

Dekoration:

Hier ist der Kreativität/Phantasie keine Grenze gesetzt, also nur ein paar kleine Anregungen:
falls das Catering keine zur Verfügung stellt: edle weiße Tischdecken und Servietten, Blumen (z.B. einzelne Rosen in schlichten kleinen Vasen oder auch große Sträuße), Dekokies/Dekosteinchen, (farbige) Teelichter in Teelichtgläschen, (mit Helium gefüllte) Luftballons.

Geheimtipps: Adressen

Dekoration: IKEA, Amazon, Faschingszubehör-Läden (z.B. www.kostüme.com)
Druck der Eintrittskarten: www.flyeralarm.com
Helium + Luftballons: www.luftballon-markt.de

Anregungen für das Programm:

Steigenlassen von Helium gefüllten Luftballons
Dankesreden an die Lehrer der Hauptkurse und Übergabe von kleinen persönlichen Geschenken
Schülerrede (Eindrücke der Schuljahre aus Schülersicht)
Elternrede (Eindrücke der Schuljahre aus Elternsicht)
Stufenband (etwa 4 oder 5 Musikstücke über den Abend verteilt, lockert jede Stimmung auf)
Tanz (am besten natürlich von Mädchen UND Jungs!)
Ein im Voraus produziertes Video zeigen (z.B. Carpool-Karaoke, 10 Arten von Schülern, …)
Immer schön: eine kleine Übersicht des Programms auf den Tischen verteilen
Moderation durch 2 oder 3 gleichbleibende Schüler bringt Ruhe und Stimmigkeit ins Programm
Erzählungen von Studienfahrten/Ausflügen (+ Bilder zeigen)

Checkliste Abigala – das dürft ihr auf keinen Fall bei der Planung vergessen

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